• TỔNG QUAN VAI TRÒ
  • Nhân viên Điều phối Hạ tầng và Hành chính là đầu mối tiếp nhận, phân tuyến, theo dõi và xác nhận đóng các phiếu yêu cầu thuộc phạm vi của Phòng.
  • Vị trí giúp mỗi yêu cầu có đủ thông tin, đúng Bộ phận chủ trì, thời hạn phản hồi, trạng thái và bằng chứng; người yêu cầu được cập nhật nhất quán.
  • Vị trí không quyết phương án chuyên môn, mức độ ưu tiên vượt quy tắc, chi phí hay nghiệm thu; ngoại lệ được chuyển Trưởng Bộ phận Tổng Vụ.
  • Báo cáo trực tiếp đến: Trưởng Bộ phận Tổng Vụ

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

• Tiếp nhận và chuẩn hóa phiếu yêu cầu
  • Tiếp nhận yêu cầu qua kênh quy định, ghi nhận người đề nghị, địa điểm, nội dung, thời điểm, ảnh hưởng và thông tin liên hệ.
  • Kiểm tra dữ liệu tối thiểu, yêu cầu bổ sung bằng chứng cần thiết và không tự diễn giải thay nội dung chuyên môn.
  • Tạo hoặc cập nhật phiếu với mã, thời điểm tiếp nhận, mức độ theo quy tắc và cam kết phản hồi ban đầu.
• Phân loại và chuyển đúng tuyến
  • Phân loại yêu cầu vào Tổng Vụ, Kỹ thuật và Dự án, Bảo An hoặc Công nghệ thông tin theo danh mục dịch vụ hiện hành.
  • Chuyển phiếu cho đầu mối chủ trì kèm đầy đủ thông tin, phụ thuộc và thời hạn; ghi nhận việc tiếp nhận của bên xử lý.
  • Báo Trưởng Bộ phận khi yêu cầu chạm nhiều Bộ phận, chưa rõ chủ trì hoặc có tranh chấp về phạm vi.
• Theo dõi thời hạn và chuyển cấp
  • Theo dõi mốc phản hồi, lịch xử lý, phụ thuộc và trạng thái từng phiếu trên công cụ được chỉ định.
  • Nhắc đầu mối trước hạn và chuyển cấp theo quy tắc khi quá hạn, không có cập nhật hoặc ảnh hưởng tăng lên.
  • Ghi nhận lý do thay đổi thời hạn, quyết định ưu tiên và người xác nhận; không tự hứa thời điểm khi bên xử lý chưa cam kết.
• Truyền thông và phối hợp xử lý
  • Cập nhật người đề nghị bằng thông tin đã được bên xử lý xác nhận, sử dụng một trạng thái thống nhất cho mỗi phiếu.
  • Phối hợp lịch tiếp cận, liên hệ tại điểm, nhà thầu hoặc bên liên quan để tạo điều kiện xử lý yêu cầu.
  • Chuyển phản hồi bổ sung, thay đổi phạm vi hoặc sự cố phát sinh đến đúng chủ trì và lưu dấu vết trao đổi.
• Xác nhận hoàn tất và đóng phiếu
  • Kiểm tra bằng chứng hoàn thành, nội dung bàn giao, xác nhận của bên xử lý và người đề nghị theo tiêu chí đóng phiếu.
  • Trả lại phiếu còn thiếu bằng chứng, còn việc tồn hoặc chưa xác định trách nhiệm tiếp theo.
  • Đóng phiếu trên hệ thống, ghi nhận kết quả, thời điểm, chi phí tham chiếu nếu được cung cấp và phản hồi của người đề nghị.
• Báo cáo dữ liệu và cải tiến điều phối
  • Tổng hợp số lượng, loại yêu cầu, thời gian phản hồi, thời gian hoàn tất, phiếu quá hạn, mở lại và nguyên nhân chuyển cấp.
  • Phát hiện yêu cầu lặp lại, điểm nghẽn hoặc dữ liệu thiếu; báo cáo cho Trưởng Bộ phận và đầu mối chuyên môn.
  • Đề xuất cải tiến danh mục dịch vụ, biểu mẫu, quy tắc phân tuyến, thông báo và bảng theo dõi sau khi có đủ bằng chứng.

YÊU CẦU:

• Học vấn và kinh nghiệm
  • Tốt nghiệp Trung cấp hoặc Cao đẳng ngành Hành chính, Dịch vụ, Quản trị Văn phòng, Kỹ thuật hoặc lĩnh vực liên quan.
  • Có kinh nghiệm điều phối yêu cầu, dịch vụ hỗ trợ, tổng đài nội bộ, hành chính hoặc công việc đa đầu mối là lợi thế.
  • Có thể theo dõi nhiều phiếu đồng thời và phối hợp với các điểm vận hành theo lịch làm việc thực tế.
• Kiến thức và năng lực
  • Hiểu nguyên tắc tiếp nhận yêu cầu, phân tuyến, thời hạn phản hồi, chuyển cấp, bằng chứng hoàn tất và bảo mật dữ liệu.
  • Có khả năng đặt câu hỏi làm rõ, ghi chép chính xác, giao tiếp ngắn gọn và theo dõi công việc đến khi đóng.
  • Sử dụng tốt thư điện tử, bảng tính, biểu mẫu và hệ thống phiếu yêu cầu hoặc quản lý công việc.
• Phẩm chất
  • Bình tĩnh, công bằng, kiên nhẫn và trung thực với trạng thái thực tế của yêu cầu.
  • Chủ động, bám việc, có tinh thần phục vụ nội bộ và không hứa thay bên xử lý khi chưa có xác nhận.

CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI

• Thu nhập: Lương offer + Service Charge 
• Bảo hiểm: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và Bảo hiểm sức khỏe PVI. 
• Nghỉ phép: 12 ngày phép/năm + 01 ngày nghỉ sinh nhật hưởng nguyên lương. 
• Thưởng & hỗ trợ: Thưởng Lễ/Tết, Family Day, Father’s Day, Mother’s Day; chính sách chăm sóc đời sống như kết hôn, sinh con, ốm đau, phúng viếng. 
• Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ năm, tiêm phòng hằng năm và các chính sách thăm hỏi sức khỏe. 
• Bữa ăn: Hỗ trợ bữa ăn trong ca làm việc 
• Gia đình Người nhà Hum: Chính sách khuyến học cho con của Người nhà Hum, gồm thưởng thành tích học tập và hỗ trợ sách vở từ Tiểu học đến Đại học. 
• Ưu đãi nội bộ: Ưu đãi khi sử dụng sản phẩm & dịch vụ trong hệ dịch vụ HumVentures. 
• Phát triển: Được đào tạo, nâng cao năng lực và có cơ hội phát triển nghề nghiệp.